Antispam

Archiving

Totalmente automatizado y a prueba de auditorías, archivado de correo electrónico en centros de datos seguros en Alemania. Diseñado para el almacenamiento de datos y archivos importantes de la empresa a largo plazo.

El correo electrónico es el instrumento de comunicación más utilizado y relevante en Internet. Especialmente para las empresas, el intercambio electrónico de datos y archivos sensibles es una forma eficiente y rápida de comunicarse. Según el GoBD (normativa de almacenamiento de datos en Alemania) los correos electrónicos de las empresas deben archivarse durante un cierto período y estar disponibles para que las autoridades competentes los inspeccionen. El almacenamiento seguro y fiable también es esencial para el acceso posterior a la información importante. El archivado totalmente automático y seguro puede ser un enorme alivio de la carga de trabajo cotidiano de la empresa.

¿Por qué una empresa necesita Archiving en la nube?

Recuperación y restablecimiento de los correos electrónicos archivados: Si los correos electrónicos de un usuario se borran accidentalmente del servidor de correo, pueden ser restaurados desde el archivo – en cualquier momento y con sólo pulsar un botón.

Archivado en la nube totalmente automatizado y 100% seguro: El archivado automático de todos los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes ahorra tareas administrativas a los administradores. En la nube, todos los datos se almacenan de forma segura, inalterable y completa.

Archivado automático: inalterado e inalterable: De acuerdo con el archivo a prueba de auditorías, todos los correos electrónicos entrantes y salientes se almacenan automáticamente y en su forma original en los centros de datos de Hornetsecurity directamente a su llegada y envío. Esto asegura que ningún documento importante se pierda y que el archivo esté completo. No pueden ser editados o borrados antes de que el período de retención establecido haya expirado. Todos los correos electrónicos archivados se almacenan de forma segura en bases de datos encriptadas en centros de datos certificados y seguros.

25 GB de espacio en disco incluido por usuario: Cada usuario tiene acceso a un archivo de 25 GB, que es válido para todo el período de archivado. El volumen de archivado real utilizado se promedia entre todos los usuarios de un cliente

Cifrado de la ruta de transmisión entre el archivo y el servidor de correo a través de TLS: Si el servidor de correo electrónico lo admite, los datos se cifran a través de TLS durante la transmisión para protegerlos contra los cambios de contenido y archivos adjuntos.

Regular los períodos de retención: Se aplican diferentes períodos de retención a los correos electrónicos comerciales. Los correos electrónicos comerciales estándar deben conservarse durante seis años, los recibos de contabilidad o las facturas tienen un período de diez años. Los datos de los solicitantes recibidos por correo electrónico, por otro lado, deben ser eliminados al final del proceso de aplicación. El período de archivado debe ser de entre 6 meses y 10 años.

12 razones a favor de la fácil gestión del servicio de Archiving:

Encuentra fácilmente los correos electrónicos que buscas. En el aluvión diario de correos electrónicos, puede ser difícil seguir el rastro. Se necesitan buenos algoritmos de búsqueda para encontrar los mensajes y entregarlos de nuevo sin problemas.

Índice de texto completo. Todos los mensajes archivados están completamente indexados para que el tiempo de búsqueda sea menor.

Amplios criterios de búsqueda. Los parámetros de búsqueda pueden reducirse mediante criterios de búsqueda individuales como la fecha, el remitente, el destinatario y el asunto.

Cumplimiento, transparencia y control. Los mismos requisitos legales se aplican a los correos electrónicos comerciales que a las cartas tradicionales. Deben ser guardados y conservados por un cierto período. Además, debe garantizarse que un auditor pueda acceder a los correos electrónicos en cualquier momento.

Acceso a la auditoría con el principio de los 4 ojos. El acceso de auditoría permite al auditor acceder al archivo durante un tiempo limitado. Una vez finalizada la auditoría, el administrador tiene acceso al registro de auditoría, en el que puede ver qué datos se han visualizado.

Registro de auditoría/rastreo de auditoría. Se mantiene un registro completo de todos los accesos al archivo de correo electrónico.

No hay acceso al contenido para los administradores. Los administradores no tienen acceso a los correos electrónicos archivados de los usuarios. Sólo pueden ver los metadatos, no el contenido.

Regulación sustitutiva. Un usuario puede dar a otro acceso a su archivo de correo electrónico. Práctico para empleados ausentes o jubilados.

La exportación de los datos archivados es posible en cualquier momento. Todo el archivo de correo electrónico puede ser exportado fácilmente en cualquier momento.

Función de importación. Los correos electrónicos y sus archivos adjuntos pueden ser importados desde otras bases de datos al archivo de correos electrónico de Hornetsecurity, ya sea en formato .pst u Outlook.

Asignación única de archivos para cambiar las direcciones de correo. Si se da a un usuario una nueva dirección de correo electrónico, los mensajes archivados pueden asignarse a esta nueva dirección para que el usuario pueda seguir accediendo a la información.

Capacidad Unicode. Los correos electrónicos que terminan en el archivo de Hornetsecurity se guardan en su formato original, sin importar la codificación.

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